Ostatnia aktualizacja: 4 września 2026 r.
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób sklep internetowy Polenmoda.com przetwarza dane osobowe osób odwiedzających stronę, klientów oraz osób kontaktujących się z nami.
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, w szczególności z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 („RODO”).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest:
BJ-Ecom B.V.
J.L. van Rijweg 50
2713 JA Zoetermeer
Niderlandy
Handelsregister (KvK): 89168402
Numer VAT UE: NL864899269B01
E-mail: info@polenmoda.com
BJ-Ecom B.V. prowadzi sklep internetowy Polenmoda.com i odpowiada za przetwarzanie danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z naszego sklepu. Możemy przetwarzać w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- adres dostawy i adres rozliczeniowy;
- numer telefonu, jeśli został podany w związku z zamówieniem lub dostawą;
- numer zamówienia i informacje dotyczące zakupionych produktów;
- informacje dotyczące płatności i statusu transakcji, w zakresie udostępnianym nam przez operatora płatności;
- dane dotyczące dostawy, numer przesyłki, przewoźnika oraz status przesyłki;
- treść korespondencji z obsługą klienta;
- informacje dotyczące zwrotów, odstąpienia od umowy, reklamacji i refundacji;
- adres IP;
- informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce;
- dane dotyczące sposobu korzystania ze strony, w tym odwiedzanych stron i interakcji z ofertą;
- identyfikatory cookies i podobnych technologii, jeżeli ich stosowanie jest dozwolone;
- informacje dotyczące zgód i preferencji marketingowych;
- informacje dotyczące interakcji z wiadomościami e-mail, jeżeli takie pomiary są stosowane zgodnie z prawem.
Nie prosimy o podawanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje dotyczące zdrowia, przekonań religijnych czy poglądów politycznych, w związku ze zwykłym korzystaniem ze sklepu.
3. Skąd otrzymujemy dane
Dane osobowe otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, na przykład gdy:
- składasz zamówienie;
- kontaktujesz się z obsługą klienta;
- zapisujesz się do komunikacji marketingowej;
- składasz reklamację, zwrot lub oświadczenie o odstąpieniu;
- korzystasz z funkcji śledzenia zamówienia;
- korzystasz z naszej strony internetowej.
Możemy również otrzymywać ograniczone informacje od podmiotów wspierających realizację zamówienia, płatności, dostawy, marketing, reklamę, obsługę klienta lub bezpieczeństwo sklepu.
4. Cele i podstawy przetwarzania
Realizacja zamówienia
Przetwarzamy dane niezbędne do przyjęcia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy, obsługi płatności, dostawy, komunikacji dotyczącej zamówienia oraz realizacji zwrotów i refundacji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Obsługa klienta, reklamacje i odstąpienie od umowy
Przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi na pytania, obsługi reklamacji, zwrotów, odstąpienia od umowy oraz innych spraw dotyczących zakupów.
Podstawa prawna: wykonanie umowy, obowiązki prawne administratora oraz – w odpowiednim zakresie – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowej obsłudze klientów i dokumentowaniu korespondencji.
Obowiązki prawne, księgowe i podatkowe
Niektóre dane dotyczące zamówień i płatności przechowujemy w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy dotyczące rachunkowości, podatków oraz innych obowiązków prawnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom
Możemy przetwarzać dane techniczne i transakcyjne w celu ochrony sklepu, klientów oraz naszych systemów, wykrywania nieprawidłowości, przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz zabezpieczania roszczeń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes związany z bezpieczeństwem działalności i ochroną praw.
Marketing e-mailowy
Jeżeli wyrazisz wymaganą zgodę lub w inny sposób istnieje właściwa podstawa prawna przewidziana przez obowiązujące przepisy, możemy przesyłać Ci wiadomości marketingowe dotyczące Polenmoda.
Do obsługi marketingu e-mailowego i automatyzacji wykorzystujemy Omnisend oraz Klaviyo.
W zależności od używanej funkcji systemy te mogą przetwarzać m.in. adres e-mail, informacje o zakupach, preferencje marketingowe oraz informacje o interakcji z naszymi wiadomościami.
Z komunikacji marketingowej można zrezygnować w dowolnym momencie, korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości lub kontaktując się z nami.
Polenmoda nie prowadzi marketingu SMS.
Reklama i pomiar skuteczności kampanii
Wykorzystujemy Google Ads w celu prowadzenia i mierzenia kampanii reklamowych.
W zależności od udzielonych zgód i konfiguracji technologii reklamowych Google może otrzymywać takie informacje jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, odwiedzane strony, interakcje ze stroną, identyfikatory reklamowe lub informacje dotyczące konwersji.
Nieistotne technologie reklamowe i śledzące, które wymagają zgody, są stosowane na podstawie Twojej zgody.
Atrybucja i pomiar konwersji – Wetracked.io
Korzystamy z Wetracked.io w celu analizowania źródeł ruchu, przypisywania konwersji do kampanii reklamowych oraz oceny skuteczności działań marketingowych.
W zależności od konfiguracji i udzielonych zgód Wetracked.io może przetwarzać dane techniczne i informacje o aktywności na stronie, identyfikatory, informacje o zdarzeniach zakupowych oraz dane potrzebne do pomiaru konwersji.
Jeżeli użycie danej technologii wymaga zgody, podstawą takiego przetwarzania jest zgoda użytkownika.
5. Shopify
Nasz sklep działa na platformie Shopify. Shopify zapewnia infrastrukturę techniczną umożliwiającą prowadzenie sklepu, obsługę koszyka, zamówień i innych funkcji e-commerce.
W związku z korzystaniem ze sklepu Shopify może przetwarzać informacje techniczne, dane dotyczące aktywności na stronie, dane kontaktowe, dane dotyczące zamówień i inne informacje niezbędne do świadczenia usług platformy.
W zakresie, w jakim Shopify działa jako podmiot przetwarzający dane klientów w naszym imieniu, przetwarza dane zgodnie z naszymi instrukcjami i odpowiednimi warunkami dotyczącymi ochrony danych.
6. Płatności
Płatności są realizowane przy udziale właściwych operatorów płatności i instytucji finansowych zależnie od metody wybranej podczas finalizacji zakupu.
W przypadku wyboru PayPal odpowiednie dane transakcyjne są przekazywane PayPal w zakresie potrzebnym do przeprowadzenia płatności.
Przy korzystaniu z innych metod płatności dane mogą być przekazywane operatorom obsługującym daną metodę lub portfel płatniczy. Polenmoda otrzymuje wyłącznie informacje niezbędne do potwierdzenia i obsługi transakcji.
7. Obsługa klienta – Help Scout
Do organizacji korespondencji i obsługi zgłoszeń klientów wykorzystujemy Help Scout.
Jeżeli kontaktujesz się z naszym zespołem, Help Scout może przetwarzać w naszym imieniu dane takie jak:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- treść wiadomości;
- numer zamówienia;
- historię korespondencji;
- inne informacje, które dobrowolnie podasz w związku ze swoim zgłoszeniem.
Dane te wykorzystujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy, wypełnienia obowiązków wobec klienta i ochrony naszych praw.
8. Śledzenie przesyłek – Track123
Do obsługi informacji o statusie przesyłek wykorzystujemy Track123.
W tym celu Track123 może otrzymywać dane potrzebne do powiązania zamówienia z przesyłką, takie jak:
- numer lub identyfikator zamówienia;
- numer przesyłki;
- informacje o przewoźniku;
- status i zdarzenia dotyczące dostawy;
- inne dane niezbędne do działania funkcji śledzenia.
Dane są przetwarzane w celu umożliwienia śledzenia zamówienia i obsługi dostawy.
9. Pliki cookies i podobne technologie
Sklep wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie.
Niektóre z nich są niezbędne do prawidłowego działania sklepu, na przykład do:
- zapamiętywania zawartości koszyka;
- obsługi sesji użytkownika;
- utrzymania bezpieczeństwa strony;
- realizacji podstawowych funkcji sklepu.
Pozostałe technologie mogą być używane do reklamy, pomiaru skuteczności kampanii, personalizacji i analizy aktywności użytkownika. Jeżeli zgodnie z prawem wymagają one zgody, są wykorzystywane dopiero po jej uzyskaniu.
Zgodami dotyczącymi nieistotnych plików cookies i podobnych technologii można zarządzać poprzez ustawienia prywatności / cookies dostępne w sklepie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
10. Komu możemy udostępniać dane
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do konkretnego celu, między innymi następującym kategoriom odbiorców:
- Shopify – platforma e-commerce i infrastruktura sklepu;
- Google – w związku z usługą Google Ads;
- Omnisend – marketing i automatyzacja e-mail;
- Klaviyo – marketing i automatyzacja e-mail;
- Wetracked.io – pomiar i atrybucja konwersji;
- Help Scout – obsługa klienta;
- Track123 – śledzenie przesyłek;
- operatorzy płatności i instytucje finansowe;
- przewoźnicy i partnerzy logistyczni odpowiedzialni za dostarczenie zamówienia;
- dostawcy usług IT, hostingu, bezpieczeństwa lub wsparcia technicznego;
- doradcy prawni, księgowi i inni profesjonalni usługodawcy, jeżeli jest to potrzebne;
- organy publiczne, sądy lub inne uprawnione instytucje, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Nie sprzedajemy danych osobowych klientów jako niezależnej bazy danych.
11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy z naszych dostawców usług lub ich podwykonawcy mogą przetwarzać dane w państwach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, stosujemy lub wymagamy stosowania odpowiedniego mechanizmu przewidzianego przez RODO, zależnie od danego przypadku, na przykład:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
- innego zgodnego z prawem mechanizmu zapewniającego wymagany poziom ochrony.
12. Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących wymogów prawnych.
W szczególności:
- dane dotyczące zamówienia mogą być przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi lub dotyczącymi dochodzenia i obrony roszczeń;
- dane dotyczące reklamacji, zwrotów i odstąpienia mogą być przechowywane do zakończenia sprawy oraz przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego wykonania obowiązków;
- dane związane z obsługą klienta przechowujemy przez okres potrzebny do rozpatrzenia sprawy oraz ewentualnej ochrony roszczeń;
- dane wykorzystywane do marketingu opartego na zgodzie przetwarzamy do czasu jej wycofania albo do momentu, w którym przestaną być potrzebne do danego celu;
- dane dotyczące sprzeciwu lub rezygnacji z marketingu mogą być przechowywane w minimalnym zakresie potrzebnym do zapewnienia, że nie będziemy ponownie wysyłać niedozwolonej komunikacji;
- dane związane z cookies i podobnymi technologiami są przechowywane przez okres zależny od rodzaju technologii, ustawień zgody oraz konfiguracji właściwego dostawcy.
13. Twoje prawa
Jeżeli spełnione są warunki określone w RODO, masz prawo do:
- uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych;
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie;
- w odpowiednich przypadkach – ochrony przed decyzją opartą wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa.
Nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji. Zakres praw zależy między innymi od podstawy i celu przetwarzania.
Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem: info@polenmoda.com
Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek, jeżeli jest to uzasadnione ochroną danych przed nieuprawnionym ujawnieniem.
14. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
Dla osób w Polsce właściwym organem jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska
Możesz również zwrócić się do organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, jeżeli takie uprawnienie wynika z RODO.
15. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, zmianą lub ujawnieniem.
Dostęp do danych powinny posiadać wyłącznie osoby i usługodawcy, dla których jest to niezbędne do wykonania powierzonych obowiązków.
Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych w Internecie nie zapewnia jednak absolutnego bezpieczeństwa.
16. Profilowanie i reklama
Dane dotyczące korzystania ze strony mogą być wykorzystywane, za odpowiednią zgodą tam, gdzie jest ona wymagana, do tworzenia segmentów odbiorców, pomiaru kampanii oraz dopasowywania komunikacji reklamowej.
Google Ads oraz Wetracked.io mogą w tym celu przetwarzać informacje o interakcjach użytkownika ze stroną i kampaniami reklamowymi.
Takie działania marketingowe nie są wykorzystywane przez Polenmoda do podejmowania wobec klienta decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
17. Media społecznościowe i zewnętrzne strony
Nasza strona może zawierać linki prowadzące do zewnętrznych serwisów internetowych. Po przejściu na stronę podmiotu trzeciego sposób przetwarzania danych podlega zasadom tego podmiotu.
Nie odpowiadamy za polityki prywatności niezależnych stron internetowych, nad którymi nie sprawujemy kontroli.
18. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania sklepu albo wykorzystywanych usług i dostawców.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
19. Kontakt w sprawach dotyczących prywatności
W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki, przetwarzania danych lub korzystania z praw wynikających z RODO skontaktuj się z:
BJ-Ecom B.V.
J.L. van Rijweg 50
2713 JA Zoetermeer
Niderlandy
E-mail: info@polenmoda.com